Administrar bien las finanzas es fundamental para que tu negocio no solo sobreviva, sino que crezca y te permita alcanzar esos sueños que te llevaron a emprender. Por eso, quiero compartirte cinco herramientas básicas de contabilidad que pueden ayudarte a tener un control claro de tus ingresos y gastos, y a entender cómo está realmente la salud financiera de tu negocio. Estas herramientas están pensadas para que cualquier emprendedora, sin importar su experiencia previa, pueda implementarlas desde hoy.
Soy Edurne Peregrina, asesora de empresarias, y estoy aquí para acompañarte en el proceso de construir un negocio sólido y, sobre todo, rentable.
Sé que, para muchas, los números y las finanzas pueden sonar intimidantes o aburridos, pero te aseguro que no tienes que ser una experta para manejar la contabilidad de tu negocio. ¡Todo lo que necesitas es aprender unas cuantas herramientas sencillas y prácticas!
Y si quieres llevarlo al siguiente nivel, mi workbook «El dinero es tu amigo, no tu enemigo» es la guía perfecta para acompañarte en este camino. En él incluyo ejercicios y ejemplos prácticos para que puedas crear tu propio libro de cuentas y empezar a tomar control de tus finanzas. ¡Comencemos!
1. Hojas de Cálculo
Las hojas de cálculo son una herramienta poderosa y accesible. Ya sea en Google Sheets o Excel, estas hojas son perfectas para registrar y organizar tus ingresos y gastos. Lo mejor es que no necesitas ser experta en fórmulas avanzadas. Con solo algunos conocimientos básicos, puedes hacer cosas tan útiles como sumar tus ventas mensuales o calcular tus costos.
¿Cómo puedes empezar? Dedica una hoja a los ingresos, donde anotes cada venta o ingreso de dinero. Luego, crea otra para tus gastos, donde incluyas todo lo que has gastado, desde la compra de materiales hasta el pago de servicios. Esto te ayudará a ver de manera clara cuánto entra y cuánto sale. ¡Así de sencillo!
En el workbook «El dinero es tu amigo, no tu enemigo» te guío paso a paso para crear tu propio libro de cuentas. Este ejercicio es perfecto para ti si apenas estás empezando o si sientes que tus finanzas están desordenadas y necesitas claridad.
2. Aplicaciones de Contabilidad para Principiantes
Hoy en día, existen muchas aplicaciones que están diseñadas especialmente para emprendedores que buscan simplificar sus finanzas. Algunas aplicaciones populares son QuickBooks Self-Employed, Wave, y ContaPyme (que tiene una versión en español). Estas aplicaciones son como una mini-oficina de contabilidad que puedes llevar en tu teléfono o computadora.
¿Qué hacen estas aplicaciones? Te permiten registrar ingresos y gastos, categorizar tus movimientos y generar reportes. Incluso, algunas de estas aplicaciones pueden ayudarte a calcular impuestos. La ventaja de las aplicaciones es que son intuitivas y están diseñadas para usuarios que no tienen experiencia en contabilidad. Puedes ver rápidamente un resumen de tu situación financiera y saber si estás en números rojos o si estás generando ganancias.
En mi workbook te explico cómo puedes aprovechar estas aplicaciones para llevar el control de tus finanzas. Tener una aplicación de contabilidad puede ahorrarte tiempo y hacer más fácil el proceso de registrar cada movimiento financiero de tu negocio.
3. Registros Diarios de Caja
Una herramienta clásica y sencilla que toda emprendedora puede usar es el registro de caja. No importa si tu negocio es pequeño, el hábito de llevar un registro diario te ayudará a no perder de vista el dinero que entra y sale. Puedes llevarlo en una libreta especial para tu negocio o incluso en una hoja de cálculo, según lo que te sea más cómodo.
El registro de caja básicamente consiste en anotar cada ingreso y cada gasto diario. Este registro es especialmente útil si tienes un negocio con muchas transacciones pequeñas, como una tienda de productos o servicios de bajo costo. Al final del día, podrás ver cuánto dinero queda y si necesitas reabastecer tu inventario, cubrir gastos o simplemente tener una mejor idea de tu flujo de efectivo.
Mi workbook «El dinero es tu amigo, no tu enemigo» incluye un ejercicio detallado de cómo llevar un registro de caja diario, para que puedas organizarte mejor y no perder ni un solo centavo.
4. Plantillas de Presupuesto Mensual
Una de las claves para mantener un negocio rentable es planificar bien tus ingresos y gastos. Y para esto, una herramienta esencial es la plantilla de presupuesto mensual. Este tipo de plantilla te ayuda a proyectar cuánto planeas ganar y gastar cada mes, permitiéndote prever y planear tus finanzas de manera mucho más organizada.
Al hacer un presupuesto, puedes identificar cuánto necesitas vender para cubrir tus gastos y, si es posible, cuánto puedes destinar al ahorro o a la inversión en tu negocio.
En mi workbook, también incluyo plantillas de presupuesto que puedes llenar con tus datos, lo que te permite empezar a planificar y visualizar cómo serán tus próximos meses financieros.
5. Gráficas y Reportes de Ingresos y Gastos
Finalmente, las gráficas y reportes son herramientas visuales que pueden ayudarte a entender tu situación financiera de un solo vistazo. A veces, solo con ver una gráfica de barras o un reporte visual puedes notar si estás gastando demasiado en un área o si tus ventas han bajado.
Puedes generar estas gráficas y reportes en aplicaciones de contabilidad o incluso en hojas de cálculo. La ventaja de las gráficas es que simplifican la información y te permiten ver patrones de una manera más clara. Por ejemplo, podrías ver en qué meses vendes más o en qué áreas puedes reducir costos.
En «El dinero es tu amigo, no tu enemigo», te enseño cómo hacer estos reportes de manera sencilla para que tú misma puedas generar tus gráficas y entender mejor la situación de tu negocio.
¡Es hora de tomar control de tus finanzas!
No necesitas ser una experta en contabilidad para llevar un negocio rentable y organizado. Con estas herramientas básicas y un poco de práctica, puedes empezar a entender y manejar las finanzas de tu negocio con confianza. La clave está en dar el primer paso, y mi workbook «El dinero es tu amigo, no tu enemigo» es la herramienta perfecta para acompañarte en este camino.
Empieza hoy mismo a implementar alguna de estas herramientas en tu negocio y verás cómo poco a poco ganas más claridad y control sobre tus finanzas. Recuerda, un negocio exitoso es aquel que genera ganancias, y para lograrlo, necesitas conocer tus números y aprender a tomar decisiones financieras inteligentes.